Smittesikre arrangementer hos Vitenparken

Samfunnet åpnes sakte opp igjen og det er nå lov å avholde arrangementer med opp til 50 deltagere. Fra 15. juni er det lov med opp til 200 deltagere. Vitenparken er godt rustet for å ta i mot opp til 70 deltagere og overholde smittevernreglene med god margin. Les vår smittevernsguide her.

Folk lengter etter å møtes igjen. Her ser vi Per Olav Skjervold fra Vitenparken holde et innlegg fra scena. Det kan dere også gjøre, gjerne med et begrenset publikum i salen og resten på nett. Vi lager også heldigitale møter og konferanser, om dere ønsker det.

I korte trekk beskriver teksten under hvordan vi enkelt og helt i tråd med smittevernreglene gjennomfører arrangementer på opp til 70 personer her hos oss. Vi har store lokaler som i utgangspunktet egner seg for helt opp til 200 mennesker. Når vi mer enn halverer kapasiteten kan alle holde minst 1 meters avstand. Vi har også endret renholdsrutinene og sørger for full oversikt over hvem som er i lokalene til enhver tid. Dette for å sørge for smittesporing, som man er pålagt å gjøre.

Vitenparken har stor tro på hybridarrangementer. Det vil si at én del gjennomføres her hos oss på Ås og resten foregår på nettet. Det vi tilbyr er en digital konferanse med langt høyere kvalitet enn det man kan få når foredragsholdere og andre sitter hjemme hos seg selv med begrenset kompetanse og vanlig forbrukerutstyr. Våre teknikere kan streame profesjonell lyd og bilde, slik at deltagerne føler at de er med på et arrangement i høyere kvalitet og klarer å holde konsentrasjonen gjennom hele arrangementet. Vi ønsker også å tilby et mer interaktivt arrangement. Les mer om våre digitale muligheter nederst i brosjyren.

 


Arrangement i tråd med gjeldende retningslinjer for smittevern

Oppdatert 12. mai

Hos Vitenparken har vi god kapasitet og plass til å gjennomføre arrangementer med opptil 70 personer uten å kompromisse på tryggheten til gjestene og retningslinjene til myndighetene.

Vi rigger bord og stoler slik at det vil være minst 1 meter avstand mellom alle deltagereHovedkvarteret har en dobbeltdør med inngang fra kafeen og en stor låvedør på baksiden. Dette gjør det veldig enkelt å håndtere inn- og utslipp uten å bryte smittevernreglene. 

Kornrommet har vi vanligvis plass til rundt 50 gjester, men har nå redusert kapasiteten til 20. Kornrommet har to innganger, noe som gjør det mulig med inn- og utslipp uten trengsel. 

Spireglede har plass til 30 på langbord, noe vi nå har redusert til 10. Spireglede har mulighet for utgang på baksiden, noe som gjør at vi trygt kan leie ut også dette rommet, hvis man for eksempel har behov for to samtidige møter, eller ønsker trygt gruppearbeid. 

Den Glade Professor har fått redusert kapasiteten fra 24 til 10 og Mikroliv fra 16 til 6. 

Med disse justeringene innfrir vi alle krav fra myndighetene med god margin, samt at vi klarer å håndtere alt det praktiske uten utfordringer. 

Desinfeksjon, renholdsrutiner og smittevernansvarlig

Vitenparken har innført nye renholdsrutiner. Ved arrangementer blir alle berøringsflater med unntak av bordene i rommet (som er tenkt å være personlige bord) desinfisert under (i rommet) og etter hver pause (alt utenfor selve rommet). Etter avsluttet arrangement blir alt vasket ned ihht. Folkehelseinstituttets retningslinjer. En av våre medarbeidere på stedet opptrer som smittevernansvarlig. Det er ikke pålagt av kommunen å ha egen smittevernansvarlig, men hvis dette er ønskelig har vi mulighet til å stille med dette mot ekstra betaling.

Vi har løpende dialog med smittevernansvarlig i Ås kommune (kommuneoverlegen) slik at både vi og gjestene skal være trygge på at alt gjøres etter gjeldende regler og retningslinjer.

Påmelding og smittesporing

I reglene står det at den ansvarlige arrangøren (Vitenparken) skal sikre rask smittesporing hvis nødvendig. Dette innebærer at vi til enhver tid må ha oversikt over hvem og hvor mange som oppholder seg i lokalet. Dermed må alle arrangementer ha obligatorisk påmelding. Kunden selv kan stå for påmeldingen eller det kan håndteres gjennom Vitenparkens system. Ved gjennomføring må noen ta imot gjestene og registrere ankomst. Dette kan også Vitenparken håndtere, om ikke kunden selv ønsker å gjøre dette. All lagring og bruk av personopplysninger skjer ihht. GDPR-lovgivningen.

Servering av mat og drikke

All servering vil pakkes individuelt. Det vil ikke bli servert deleretter og maten vil ikke ligge åpent fremme ved lunsjavvikling. Vi vil tilpasse matservering avhengig av antallet deltagere, men utgangspunktet er at gjestene selv henter mat på bord i bakkant. Vi legger opp til at ett og ett bord henter maten sin og lager tydelige markeringer på gulvet for hvor folk skal stå og gå.

 

Digitalt arrangement (heldigitalt eller som supplement til fysisk arrangement)

Vitenparken har et veletablert og markedsledende system for streaming og teknikk under avvikling av konferanser. Vi er også i ferd med å lansere vår egen plattform for streaming og gjennomføring av digitale konferanser, meet.vitenparken.no, en plattform som vil tilføre noe helt nytt og engasjerende til eksisterende streaminginfrastruktur. Dette blir en plattform som kan brukes til både rene, digitale konferanser og som en hybridløsning.

Den digitale kompetansen i befolkningen har økt voldsomt og det er ikke lenger utenkelig å følge et arrangement via systemer for videokonferanse. Men det vi ser er at det høyst variabel kvalitet på sendingen og foredragsholdere og annet program drukner litt i middels kvalitet og tekniske problemer. Dessuten mangler det flere viktige elementer som gjør en konferanse eller et seminar til noe spennende å være med på. Vitenparken skal tilby en plattform som sikter på å løse disse utfordringene.

Teknisk kvalitet

Så langt det går ønsker Vitenparken at foredragsholdere etc. kommer til Vitenparken. Her vil vi utstyre de med profesjonelt lydutstyr og gjennomføre selve streamingen med høykvalitetsutstyr for perfekt lyd og bilde.

Innhold

I nært samarbeid med kunde utformer vi en presentasjonsform som er mer engasjerende enn å følge med på noen som simpelthen holder et foredrag på samme måte som de ville gjort i en forelesningssal. På meet.vitenparken.no vil det være mulighet for å streame video samtidig som presentasjonene vises i et eget vindu (alt på samme nettside; publikum skal kun forholde seg til én side/plattform). Der det er mulig vil vi utfordre foredragsholder til å komprimere foredraget både i lengde og antall slides. I tillegg ønsker vi også å bidra til mer engasjerende presentasjoner, for eksempel med videoinnhold underveis i presentasjonen og bruk av alternative presentasjonsløsninger (for eksempel Prezi).

Interaktivitet

Muligheten til å stille spørsmål underveis er begrenset på en vanlig stream. Enten på grunn av teknikken i seg selv eller antallet deltagere. Det er vanskelig å ha oversikt over 150-200 deltagere mens du samtidig skal holde en presentasjon. I vår løsning vil det være et eget vindu for chat underveis. I tillegg vil vi, der det er ønskelig, implementere en spørsmålsløsning som for eksempel sli.do.  Der kan alle stille spørsmål, men de beste og mest interessante spørsmålene blir stemt opp av publikum, slik at foredragsholder kan svare på det flest mennesker lurer på. Dette vil sannsynligvis fungere bedre enn spørsmål direkte fra en sal, da flere kan stille spørsmål og også de som er redde for å stille spørsmål til vanlig kan stikke frem hodet.

Hybridarrangement

En kjempefordel med en så implementert løsning er at mange flere kan delta på en konferanse, helt uten begrensninger i reise og avstand. Med høy kvalitet på stream kan man ha med hele kontorer eller auditorier i andre deler av landet, eller enkeltpersoner kan følge med fra hjemmekontoret.

Vi ser også på hvordan de digitale arrangementene kan kombineres med de fysiske, for eksempel med samkjørt lunsj, quiz, pauseyoga. Alt for å skape samhold, trivsel og holde på de digitale tilhørerne lengst mulig og få de til å komme tilbake etter kaffepausene.

Dette er forslag fra meg. @Hafsteinn Snæland Gretarsson må vurdere om dette er fornuftige anslag for gjennomføring. [LF1]

Relaterte nyheter